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ToggleConnaissez-vous l’effet Zeigarnik ?
L’effet Zeigarnik, du nom de la psychologue lituanienne à l’origine de cette découverte, montre que les tâches inachevées ont tendance à vouloir faire irruption dans la mémoire de travail alors même que nous sommes en train de réaliser une autre tâche. C’est ce qu’on appelle l’effet Zeigarnik. Vous l’aurez compris, ces pensées proviennent du Système 1.
La recherche a démontré que si l’on planifie les tâches à réaliser, celles-ci ne font plus irruption dans la mémoire de travail. Autrement dit, le Système 1 ne dérange plus le Système 2. Cette planification annule l’effet Zeigarnik. Autrement dit, des stratégies et des habitudes de vie aident à gérer efficacement ces irruptions et ainsi maintenir l’attention et la concentration sur la tâche en cours.
La recherche en sciences cognitives ne couvre pas encore les méthodes de planification. Néanmoins, Roy Beaumeister, professeur en psychologie célèbre pour ses travaux autour de l’autorégulation, recommande la méthode de David Allen, « Getting Things Done » (s’organiser pour réussir en VF). Cette méthode très complète a donné lieu à une version simplifiée et revisitée : “Zen To Done” par Léo Babauta (https://zenhabits.net/zen-to-done-ztd-the-ultimate-simple-productivity-system/ )
Bien que cette méthode n’ait pas été évaluée rigoureusement, je vous la présente à titre de conseil d’expert. Comme il est question de prendre des décisions rapidement, je me permettrai d’utiliser l’impératif dans la présentation de cette méthode.
Selon Zen To Done, voici les 10 habitudes à adopter pour une gestion efficace des tâches :
- Collecter les informations
- Traiter les informations
- Planifier les priorités
- Réaliser les tâches une par une
- Rester fidèle à son système d’organisation
- Organiser
- Mettre à jour régulièrement sa liste de tâches
- Simplifier
- Avoir une routine
- Se tourner vers ce qui nous passionne
Dans cette première partie je vais vous présenter rapidement les 5 premières habitudes. Je vous présenterai les 5 autres dans la prochaine partie.
1. Collecter les informations
Passons à la première habitude, collecter les informations. Elle vise à traiter l’effet Zeigarnik.
Les tâches inachevées reviennent en mémoire de travail au mauvais moment et nous perturbent dans notre travail. Et quand c’est le bon moment, on oublie souvent d’y penser. Un exemple typique : quand je suis en train de réviser mes cours je me souviens qu’il faut acheter un nouveau câble pour mon smartphone. Mais dès que je vais faire des courses, j’oublie de l’acheter. Et je m’en souviendrai à nouveau au mauvais moment.
Collecter les informations nous permet donc « d’oublier d’oublier ».
Cela consiste simplement à centraliser sur un unique support (papier ou numérique) toutes les idées et toutes les tâches inachevées qui vous viennent en tête. Vous savez que le cerveau oublie les informations non consolidées et vous n’avez pas de temps à consacrer à consolider des tâches ponctuelles dans votre mémoire. Les centraliser dans un support de mémoire externe unique permet de savoir quoi faire. Si vous avez terminé une tâche : rayez-la de votre liste et vérifiez que vous avez accompli la liste de la journée. Comme ça, vous n’oubliez plus ce que vous devez faire.
Ce support externe peut être un carnet, un agenda, un panier sur votre bureau ou une application de smartphone ou d’ordinateur. L’important c’est de centraliser ces informations sur un seul support externe et de lui faire confiance, c’est-à-dire de vous appuyer dessus, de le garder avec vous et de ne pas le changer.
Il est important de tout centraliser : aussi bien la réception de vos mails, de vos courriers, de vos piqûres de rappel et autres sollicitations. Utilisez pour ça des boites de réception physique et/ou numériques. Et pour éviter que ces boites de réception et les listes de tâche débordent, ce qui peut être stressant, voici la deuxième habitude.
2. Traiter les informations
La deuxième habitude est de prendre tout de suite une décision sur la gestion de la tâche.
On a tous une liste de tâches énorme et peut-être des boîtes mails remplies de mail à traiter. Souvent on se retrouve dans la situation où on ne sait pas par où commencer et cette liste ne cesse de grandir. C’est une situation stressante qui peut amener à l’augmentation de la charge cognitive ou tout simplement à l’abandon de toutes les tâches.
Pour éviter d’en arriver à ce point, dites STOP à l’accumulation !
Pour chaque idée, tâche, mail et lettre reçue, il faut prendre une décision. 5 choix logiques s’offrent à nous pour gérer chaque tâche :
- Supprimer
- Supprimez les informations, les tâches et les messages qui ne sont pas importants. Par exemple, vous recevez un mail de publicité d’un magasin qui ne vous intéresse plus, désabonnez-vous de cette newsletter et effacez ce mail. Il ne sert strictement à rien d’encombrer votre boite de réception avec ces mails.
- Déléguer
- N’hésitez pas à déléguer la tâche à faire à quelqu’un d’autre. Par exemple la tâche d’acheter un câble de smartphone peut être confiée à votre conjoint si c’est à son tour de faire les courses.
- Classer
- Il faut classer toute information importante pour le futur, comme une facture ou un mail contenant un mot de passe, mais qui ne demande pas de traitement. Vous devez classer ces types d’informations dans un système où vous les retrouverez facilement.
- Planifier
- La tâche est importante à réaliser, mais ce n’est pas le moment. Planifiez-la tout de suite dans votre agenda. Si c’est un gros projet, planifiez simplement la première action à faire, par exemple un temps de fixation et de planification des objectifs intermédiaires.
- Faire tout de suite
- Cette tâche ne vous prend pas plus de deux minutes à réaliser ? Alors réalisez-la tout de suite. Planifier ou déléguer une telle tâche vous prendra plus de temps que de la réaliser.
3. Planifier les priorités
La troisième habitude est celle de planifier.
Avez-vous déjà eu la sensation de finaliser votre journée et de vous dire : « Je n’ai rien fait de ma journée » alors que vous avez couru à droite et à gauche ? Ou de finir la semaine avec une sensation de n’avoir rien accompli qui vous rapproche de vos objectifs ?
Eh bien, il est temps de donner la priorité aux priorités.
Vous avez peut-être déjà vu cet exemple mais qui peut beaucoup nous aider pour la planification.
Prenons un seau, des pierres, des cailloux et du sable.
- Le seau représente votre journée
- Les grosses pierres représentent vos tâches les plus importantes, celles qui vous rapprochent de votre but
- Les cailloux représentent les tâches quotidiennes moins importantes
- Et le sable représente les futilités.
Quelle est la mauvaise stratégie pour remplir ce seau ?
Si vous commencez à remplir le seau avec le sable et les cailloux, le sceau sera rapidement rempli. On n’aura plus de place pour mettre les grosses pierres. C’est à ce moment que vous vous rendez compte que vous n’avez rien fait de votre journée. Les journées risquent de se transformer en semaines, puis en mois, puis en année. Le risque est de finir par se rendre compte qu’on est passé à côté de ce qu’on voulait faire de sa vie.
Le secret est de commencer à remplir votre seau (donc votre journée) avec les grosses pierres d’abord. Placez les tâches les plus importantes en premier dans votre journée. Une fois accomplies vous pouvez passer aux tâches quotidiennes moins importantes et enfin placer le sable.
Comment faire concrètement ?
Chaque semaine planifiez vos tâches les plus importantes à accomplir en premier. Le vendredi, le samedi ou le dimanche, programmez la semaine d’après en plaçant les tâches les plus importantes en premier et ne les bougez pas !
Vous pouvez prévoir chaque jour les trois tâches les plus importantes à réaliser, celles qui vous rapprochent le plus de votre but.
Les mails et les réseaux sociaux sont conçus pour capter notre attention et pour s’imposer comme des tâches importantes. Je vous conseille de ne les consulter qu’une fois que vos tâches importantes sont réalisées, par exemple une fois par jour après 17H. Désactiver les notifications de ces applications permet de ne pas être tenté de passer la journée dessus. Il n’y a pas d’urgence à consulter ses mails. S’il y a urgence, ne vous inquiétez pas, on trouvera comment vous joindre (il y a le téléphone par exemple).
4. Réaliser les tâches une par une
La quatrième habitude est d’agir une tâche à la fois.
Avez-vous l’impression d’être brouillon, d’être interrompu sans cesse et de faire mille choses à la fois ? Par exemple : vous commencez à réviser un cours et vous recevez un SMS d’une super copine que vous n’avez pas vue depuis longtemps. Vous finissez par répondre à ses SMS à chaque paragraphe de votre cours. Au bout de 2 heures vous vous rendez compte que vous n’avez révisé qu’un chapitre et que vous n’en retiendrez pas grand chose.
Il est temps d’arrêter d’être multitâche ! Faire deux tâches à la fois vous rend deux fois moins productif.
Dès que vous commencez à faire une tâche importante, pour vous concentrer un maximum :
- Mettez votre smartphone et ordinateur en mode « Ne pas déranger ».
- Utilisez une minuterie pour vous focaliser sur votre travail – comme vu avec la méthode Pomodoro.
- Plutôt que d’être sans cesse interrompu, prenez une pause de 15 minutes toutes les 45 minutes pour vous aérer l’esprit. Soyez proactifs et non réactifs.
- Lorsque quelqu’un vous interrompt quand vous étudiez, prenez note de sa demande (collectez l’information ou la tâche à faire) et traitez-la à la fin de votre séance de travail.
- Désencombrez votre espace de travail. Un bureau rempli d’encombrement attire notre attention et encombre notre esprit. Donc laissez votre bureau propre et désencombré.
Donc on traite les tâches une par une tout en restant concentré.
5. Rester fidèle au système d’organisation
Enfin la cinquième habitude, c’est faire confiance à votre système d’organisation. Pour ça, il faut qu’il reste simple. Ne passez pas votre temps à tester différents outils ou différents supports pour lister vos tâches. Un simple carnet de note peut suffire. Par contre, si les tâches à réaliser et si les informations sont éparpillées sur plusieurs supports, votre système ne sera pas fiable, cela entraînera de la perte de temps et du stress.
Évitez de noter votre To Do List de la journée sur un ticket de caisse que vous pouvez égarer. Préférez un support fiable que vous pouvez vérifier tous les jours et qui vous permette d’agir. Attention ne perdez pas trop de temps à chercher l’outil ultime, soyez simple.
6. Ranger
Voici la sixième habitude, ranger.
Vous êtes sans cesse en train de chercher où vous avez mis votre cours, en train de chercher vos clés ? Votre bureau est en pagaille ?
Il est peut-être temps de ranger chaque chose à sa place.
Voici 4 conseils qui peuvent vous aider à vous organiser :
- Jetez les choses inutiles. Ne vous encombrez pas avec des affaires qui ne vous servent plus à rien. Ne gardez que l’essentiel.
- Rangez immédiatement. Rappelez-vous : si ranger une chose ne prend pas plus de 2 minutes, c’est une tâche à traiter tout de suite. Sinon planifiez-vous une plage de rangement dans votre agenda.
- Adoptez un système de classement simple. Créez des dossiers numériques ou physiques. Cela vous permettra de mieux classer selon des caractéristiques similaires les informations. Par exemple, un dossier par matière où vous pouvez ranger tous vos cours de la même matière. Évitez de créer une arborescence développée si vous n’êtes pas sûr de votre classement. Vous aurez du mal à retrouver l’information qui est dans le sous-sous-sous-dossier. Mettez plutôt vos dossiers au niveau d’arborescence où vous êtes sûr de les retrouver. Ne changez pas souvent les affaires de place : rangez-les à chaque fois au même endroit.
- Nommez vos dossiers de manière à savoir ce qu’ils contiennent. Évitez de nommer un dossier « Divers ». En effet, c’est le type de dossier où vous allez finir par tout mettre dedans.
S’organiser vous évitera de perdre du temps à chercher vos cours, vos clés, vos papiers… et de vous stresser. Prenez le temps d’organiser immédiatement et vous gagnerez du temps après.
7. Mettre à jour régulièrement sa liste de tâches
C’est une étape clé de maintenir votre système de productivité fonctionnel.
Savoir que les tâches qui permettent d’accomplir un objectif ont été réalisées ou sont programmées pour les jours à venir rend l’esprit tranquille.
La méthode ZTD recommande de prévoir chaque semaine un moment pour réviser ses objectifs et faire un point sur les tâches.
Prévoyez toutes les semaines 30 minutes pour revoir vos buts.
Ça concerne :
- vos buts à long terme, pour votre carrière comme pour votre vie personnelle.
- Ainsi que vos buts intermédiaires, ceux de la semaine à venir. Par exemple les apprentissages que vous allez consolider.
- Faites un point sur les tâches accomplies et celles à accomplir.
- Planifiez les grosses pierres de la semaine à venir et actualisez votre agenda.
Cette révision peut être réalisée le vendredi, le samedi, le dimanche ou même le lundi matin avant de commencer votre journée.
8. Simplifier
Êtes-vous déjà arrivé à la veille d’un partiel en vous rendant compte que vous avez 15 chapitres à revoir, dont chaque chapitre fait 70 slides ? Et vous vous êtes dit, pourquoi je n’ai pas fait de fiches ?
Nous avons vu également que souvent seulement 20% des informations d’un cours sont essentielles. Nous vous invitons donc à réduire vos cours à l’essentiel, simplifiez ! Faites des fiches synthétiques rapidement après chaque cours avec des schémas, des Mindmaps, ce que vous voulez à partir du moment où ça vous conduit à l’essentiel.
Une autre piste de simplification c’est de réduire à l’essentiel votre liste de tâches de la journée. Si votre liste contient 50 tâches, c’est trop. Identifiez les 3 tâches les plus importantes et commencez par accomplir celles-ci. Une fois terminées, recommencez.
Simplifiez-vous aussi par rapport à vos engagements. La première chose à faire pour ça c’est d’apprendre à dire NON. Focalisez-vous sur vos buts. Si vous les atteignez, vous pourrez aider d’autres personnes à atteindre les leurs.
9. Avoir des routines
Nous avons tous à l’esprit que les routines c’est quelque chose d’ennuyeux, nul, qu’on devrait éviter et qu’il vaut mieux avoir une vie trépidante.
On pense tous à cette personne qui a une routine de travail et de vie et qui ne semble pas très heureuse, mais qui ne semble pas débordée non plus. Et de l’autre côté on pense à ce jeune qui vit à mille à l’heure, un peu brouillon, qui semble s’éclater, mais qui est toujours débordé.
Eh bien il y a peut-être un juste milieu à trouver. On peut très bien mettre en place des routines et des habitudes qui nous soient bénéfiques.
Quel intérêt de mettre en place une routine ou une bonne habitude ?
Les bonnes habitudes sont des comportements automatiques qui ne vous demandent pas d’effort et qui vous font avancer. C’est la délégation des tâches au Système 1.
Lorsqu’on met en place une habitude, on n’a plus besoin de se poser la question, mais que dois-je faire maintenant. Par exemple le matin, quand on se lève on ne se pose plus la question : que dois-je faire ? Me brosser les dents, manger, prendre ma douche ? Ce sont des tâches automatisées qui ne vous demandent plus d’y réfléchir pour les accomplir, et ça vous rend efficace.
Voici un exemple de routine que vous pouvez suivre le matin :
- Regardez votre agenda et vérifiez ce que vous avez prévu pour la journée.
- Placez les tâches les plus importantes en premier.
- Faites un peu de sport. Si vous n’avez pas beaucoup de temps à consacrer au sport, vous pouvez essayer d’adopter le sport en 7 minutes ou « Seven minutes workout ». Des applications mobiles existent pour ce concept et elles sont très bien conçues. Nous l’avons adopté et ça donne du « peps » pour bien démarrer la journée.
- Faites 5 minutes de méditation.
- Puis commencez à réaliser votre première tâche très importante de la journée.
Un exemple de routine du soir :
- Si vous rentrez d’une journée de cours, prenez le temps de faire la première révision des cours de la journée. Faites des fiches.
- A la fin de votre soirée : passez votre journée en revue, validez les tâches accomplies. Traitez celles qui n’ont pas été accomplies. Identifiez pourquoi elles n’ont pas été réalisées et décidez selon l’étape 2 de Zen To Done ce que vous souhaitez faire : replanifier, supprimer, déléguer ou accomplir immédiatement.
- Préparez le jour suivant.
- Lisez vos mails et répondez-y.
Ces routines vous permettront d’être plus efficients tout au long de votre journée et vous feront gagner du temps.
10. Tournez-vous vers ce qui vous passionne
Est-ce que vous procrastinez sur vos tâches ?
Et si vous essayez de trouver ce qui vous passionne pour ne plus procrastiner ? Si vous êtes passionné par ce que vous faites, vous aurez du plaisir à travailler.
Faites du travail quelque chose qui vous passionne. De cette façon, accomplir votre liste de tâches sera un plaisir pour vous.
N’oubliez Jamais que
- Avoir un unique support externe pour centraliser les tâches est essentiel
- Prenez tout de suite une décision sur chaque tâche à réaliser parmi ces 5 options : supprimer, déléguer, classer, planifier, réaliser immédiatement
- Donnez la priorité aux priorités en planifiant d’abord les tâches les plus importantes pour vous
- Concentrez-vous sur une tâche à la fois et éliminez les perturbations
- Utilisez une mémoire externe simple et faites-lui confiance
- Vous organiser vous permet d’être plus efficace et de perdre moins de temps à chercher sans cesse vos affaires
- Il est important de prendre un temps toutes les semaines pour réviser votre système d’organisation
- Allez à l’essentiel dans vos cours et vos listes de tâches
- Trouvez une routine qui vous permette de gagner en efficacité
- Trouvez ce qui vous passionne